نرم افزارهای یکپارچه ( Integrated Softwares ) و مزایای استفاده از آن ها

نرم افزارهای یکپارچه ( Integrated Softwares ) و مزایای استفاده از آن ها

نرم افزار یکپارچه ( Integrated Software ) مجوعه ای از نرم افزار ها، با قابلیت های مختلف است، که به انجام امور در زمینه های مختلف کمک می کند. یک مثال آشنا از نرم افزارهای یکپارچه Microsoft Office است که در اکثر دفاتر و ادارات از برنامه های مختلف آن مثل Word، Excel و Outlook استفاده می شود.

مقدمه:

اغلب شرکت ها و موسساتی که دارای بخش های مختلفی هستند، در هماهنگ کردن اطلاعات ذخیره شده قسمت های مختلف، با مشکل روبرو می شوند. مهم ترین دلیل این موضوع می تواند عدم استفاده از نرم افزارهای یکپارچه باشد. نرم افزار یکپارچه دارای این قابلیت است که اطلاعات بخش های مختلف یک سازمان را به راحتی ذخیره کند. همچنین در هنگام اصلاح اطلاعات ورودی در یک واحد از مجموعه، اطلاعات مربوط به بخش های دیگر نیز ( که با هم در ارتباط هستند ) طی فرآیند اتوماسیون اداری اصلاح می شوند. شرکت هایی که با مشکل وارد کردن و ثبت اطلاعات مواجه هستند، معمولا از نرم افزارهای مجزا برای واحدهای مختلف استفاده می کنند. ( منظور از واحد ها، قسمت هایی از جمله: واحد حسابداری، پشتیبانی، فروش، انبار و ... است. ) این سبک از مدیریت کسب و کار، باعث کاهش شدید بازده و سرعت انجام کارها در مجموعه می شود. در ضمن در این روش میزان تعامل کارمندان بخش های مختلف یک شرکت کاهش می یابد، که امری مضر در نتیجه گیری مناسب است.

تعریف نرم افزار یکپارچه:

نرم افزار یکپارچه ( Integrated Software ) مجوعه ای از نرم افزار ها، با قابلیت های مختلف است که به انجام امور در زمینه های مختلف کمک می کند. یک مثال آشنا از نرم افزارهای یکپارچه Microsoft Office است که در اکثر دفاتر و ادارات از برنامه های مختلف آن مثل Word ،Excel و Outlook استفاده می شود.

چند دلیل نامناسب بودن روش استفاده از نرم افزارهای مجزا برای مدیریت:

همان طور که گفته شد، شرکت هایی که از نرم افزارهای مجزا برای هر واحد خود استفاده می کنند، در کسب و کار خود با مشکل روبرو خواهند شد. به دلایل زیر:

1- کاهش بازده نیروی انسانی:

شرکتی را در نظر بگیرید که بخشی از نیروی انسانی آن در حال وارد کردن داده های حسابداری و بخش دیگری همزمان در حال وارد کردن داده ها، از طریق سیستم مدیریت ارتباط با مشتری ( CRM ) برای تایین قیمت نهایی هستند. اگر یکی از سفارشات لغو شود، کارمندان باید وقت زیادی را صرف تطبیق دادن مجدد کلیه اطلاعات ورودی کنند. انجام دوباره چنین کارهایی که حجم زیادی دارند، باعث از دست رفتن سرعت و پایین آمدن بازده کارمندان می شود، که این موضوع میزان رشد شرکت را در طول زمان کم می کند.

2- نداشتن آمار درست و دقیق:

شرکتی که از یک نرم افزر یکپارچه برای ذخیره نمودن اطلاعات واحد های مختلف استفاده نمی کند، ساعت های زیادی را صرف جمع آوری آن ها از چندین پایگاه ذخیره داده ( Database) می کند. جمع آوری اطلاعات از داده های وارد شده در پایگاه های ذخیره متعدد، به علاوه اشتباهات نیروی انسانی در هنگام وارد کردن اطلاعات، دقت آمارگیری صحیح را پایین می آورند. این امر به خصوص در هنگام جمع آوری آمار سالیانه شرکت و انجام اموری مثل حسابرسی خود را نشان می دهد. مسلما داشتن آماری صحیح در جهت تصمیم گیری های مدیریتی برای آینده یک شرکت امری ضروری است.

3- هزینه بالای به روز رسانی و نگهداری:

وقتی شرکتی از چند نرم افزار مجزا برای ثبت داده های خود استفاده می کند، طبیعی است که هزینه به روزرسانی نرم افزارها و هزینه های مربوط به اصلاح خطاها یا همان نگهداری نرم افزار، بیشتر می شود. ( نسبت به استفاده از یک نرم افزار یکپارچه ) منظور از هزینه، صرفا امور مالی نیست و این مورد شامل صرف زمان بیشتر هم می شود.

4- امکان پایین آمدن رضایت مشتریان:

جلب رضایت مشتریان همیشه جز اولویت های کسب و کارهای موفق بوده است. اگر در مجموعه ای ناهماهنگی بین واحدها وجود داشته باشد، مشتریان سریعا متوجه می شوند و از آن مجموعه روی بر می گردانند. برای مثال در هنگام خرید آنلاین مشتری متوجه می شود که اطلاعات وارد شده در مورد یک محصول به روز نیست. یا پس از ثبت سفارش، به دلیل عدم هماهنگی بخش فروش با انبارداری، به مشتری اطلاع داده می شود که کالای خواسته شده موجود نیست. ( توجه داشته باشید که هر کدام از بخش های مذکور از یک نرم افزار مجزا استفاده می کنند. ) این مورد به خوبی اشکالات استفاده از سیستم های مجزا را برای اداره یک مجموعه تکمیل می کند.

در زیر به فهرستی از چند مورد از مزایای استفاده از نرم افزارهای یکپارچه اشاره می شود:

1- بالا رفتن بازده نیروی انسانی، به دلیل بیشتر شدن تعامل و قابلیت اشتراک گذاری اطلاعات واحد های مختلف

2- بالا رفتن میزان دقت آمار، به دلیل تغییر کردن هماهنگ اطلاعات موجود در سیستم در صورت ویرایش داده های یک بخش

3- استفاده راحت از خدمات پشتیبانی ( به دلیل طرف بودن با یک شرکت فناوری اطلاعات به جای چند شرکت )

4- جلب رضایت مشتریان، به دلیل بالا رفتن هماهنگی بین واحدهای مختلف مجموعه و کاهش میزان اشتباهات

5- نیاز کمتر به آموزش دیدن پرسنل، به دلیل استفاده از یک نرم افزار یکپارچه به چای چند نرم افزار مجزا

---